Nowoczesne biuro nie powinno korzystać z przestarzałych rozwiązań. Katalogowanie dokumentów poprzez tradycyjne opisywanie każdej teczki i ręczne wpisywanie jej do systemu to strata czasu i niebezpieczeństwo wygenerowania błędów, które skutecznie niszczą zaufanie klientów i wizerunek naszej firmy. Tak samo w kwestii kontrolowania tego, kto ma dostęp do nasze firmy, nie powinniśmy polegać wyłącznie na zaufaniu czy zatrudnianiu ochrony. W XXI w. technologia może skutecznie ułatwić i usprawnić funkcjonowanie biura.
Wiele z popularnych systemów ERP pozwala szczegółowo katalogować dokumentację i zbierać informacje na temat tego, kto miał do niej dostęp. Jest to szczególnie istotne, jeśli pracujemy z danymi wrażliwymi, ochrona ich jest zastrzeżona prawnie, niedopilnowanie tej kwestii może więc narazić nas na dotkliwe kary finansowe. Zamiast zatrudniania archiwisty, który będzie zajmował się opisywaniem i katalogowaniem, możemy zainwestować w nowoczesne drukarki etykiet i skanery.
Możliwość wydruku samoprzylepnej etykiety, przy integracji z wewnętrznym oprogramowaniem firmowym pozwala szybko sklasyfikować dokumenty i nadać im właściwy numer katalogowy. Dla przykładu na witrynach internetowych takich jak https://www.4labels.pl/drukarki-etykiet/drukarki-kolorowych-etykiet.html możemy zapoznać się z ofertą takich urządzeń. Pozwolą one też wydrukować profesjonalnie wyglądające wizytówki czy identyfikatory dla pracowników. Zaoszczędzimy więc czas i pieniądze na zlecaniu tych zadań drukarni.
Jeśli chcemy mieć pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do naszego biura, zaimplementujmy system kontroli dostępu. Czytniki kart RFID zintegrowane z automatycznymi zamkami w drzwiach pozwolą na dowolne udzielanie lub zabranianie pracownikom wstępu do konkretnych pomieszczeń i zabezpieczą skutecznie przed intruzami. Będzie to więc kontrola nie tylko zewnętrzna, ale i wewnętrzna. Same karty mogą też równocześnie być identyfikatorami.
