Jakie urządzenia mogą się przydać w nowoczesnym biurze?

/
Potrzebujesz ok. 2 min. aby przeczytać ten wpis

Nowoczesne biuro nie powinno korzystać z przestarzałych rozwiązań. Katalogowanie dokumentów poprzez tradycyjne opisywanie każdej teczki i ręczne wpisywanie jej do systemu to strata czasu i niebezpieczeństwo wygenerowania błędów, które skutecznie niszczą zaufanie klientów i wizerunek naszej firmy. Tak samo w kwestii kontrolowania tego, kto ma dostęp do nasze firmy, nie powinniśmy polegać wyłącznie na zaufaniu czy zatrudnianiu ochrony. W XXI w. technologia może skutecznie ułatwić i usprawnić funkcjonowanie biura. 

Nowoczesne systemy katalogowania i kontroli obiegu dokumentów

Wiele z popularnych systemów ERP pozwala szczegółowo katalogować dokumentację i zbierać informacje na temat tego, kto miał do niej dostęp. Jest to szczególnie istotne, jeśli pracujemy z danymi wrażliwymi, ochrona ich jest zastrzeżona prawnie, niedopilnowanie tej kwestii może więc narazić nas na dotkliwe kary finansowe. Zamiast zatrudniania archiwisty, który będzie zajmował się opisywaniem i katalogowaniem, możemy zainwestować w nowoczesne drukarki etykiet i skanery.

Możliwość wydruku samoprzylepnej etykiety, przy integracji z wewnętrznym oprogramowaniem firmowym pozwala szybko sklasyfikować dokumenty i nadać im właściwy numer katalogowy. Dla przykładu na witrynach internetowych takich jak https://www.4labels.pl/drukarki-etykiet/drukarki-kolorowych-etykiet.html możemy zapoznać się z ofertą takich urządzeń. Pozwolą one też wydrukować profesjonalnie wyglądające wizytówki czy identyfikatory dla pracowników. Zaoszczędzimy więc czas i pieniądze na zlecaniu tych zadań drukarni. 

Kwestie bezpieczeństwa 

Jeśli chcemy mieć pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do naszego biura, zaimplementujmy system kontroli dostępu. Czytniki kart RFID zintegrowane z automatycznymi zamkami w drzwiach pozwolą na dowolne udzielanie lub zabranianie pracownikom wstępu do konkretnych pomieszczeń i zabezpieczą skutecznie przed intruzami. Będzie to więc kontrola nie tylko zewnętrzna, ale i wewnętrzna. Same karty mogą też równocześnie być identyfikatorami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Wypożyczalnia sprzętu medycznego – jakiego rodzaju akcesoria i wyposażenie można tymczasowo nabyć
Wypożyczalnia sprzętu medycznego – jakiego rodzaju akcesoria i wyposażenie można tymczasowo nabyć
Podczas leczenia wielu ludzi może liczyć na pomoc prosto ze szpitala, ale w niektórych przypadkach konieczne jest prowadzenie terapii w […]
Jak zorganizować dzieciom niezapomniane wakacje?
Jak zorganizować dzieciom niezapomniane wakacje?
Dzieci wymagają nie tylko szczególnej opieki, ale przede wszystkim zainteresowania. Chyba każdy zna powiedzeni „w czasie deszczu dzieci się nudzą”, […]
Jak zakłady produkujące żywność zapewniają, że ich produkty pozostają nieskażone?
Jak zakłady produkujące żywność zapewniają, że ich produkty pozostają nieskażone?
Aby zapewnić, że ich produkty pozostaną nieskażone, zakłady spożywcze stosują wiele różnych metod. Do niektórych z nich należą: Rozpylanie wody […]